Ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha - Giải pháp tốt cho hệ thống thư viện Đại học, Cao đẳng ở Việt Nam

[Đăng ngày: 10/07/2014]

Phần mềm tự do nguồn mở (PMTDNM) từ lâu đã không còn là khái niệm quá xa lạ đối với chúng ta trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay. Từ những thập niên 1980 tới nay, PMTDNM đã trở nên phổ biến và dần trở thành một xu hướng trên thế giới. Vậy PMTDNM là gì?

PMTDNM là phần mềm có mã nguồn được công bố công khai và nó tôn trọng sự tự do của người sử dụng cũng như cộng đồng. Bất cứ người dùng nào cũng có thể tự do sử dụng, sao chép, nghiên cứu, thay đổi, cải tiến và phân phối phần mềm.

Một câu hỏi được đặt ra là tại sao việc sử dụng PMTDNM lại trở thành một xu hướng trên thế giới? Bởi vì PMTDNM giống như một món quà tặng và chúng ta không chỉ được miễn phí về giá mua mà còn được miễn phí về bản quyền trên cơ sở giấy phép mã nguồn mở. PMTDNM được cung cấp dưới cả 2 dạng mã nguồn và mã dịch. Chỉ cần có mã nguồn của phần mềm và có quy định về giấy phép PMTDNM là người sử dụng có thể tự do sửa đổi, cải tiến, nâng cấp và phát triển chúng mà không cần xin phép ai hay cơ quan tổ chức nào về bản quyền. Điều khác biệt nổi bật so với các phần mềm mã nguồn đóng.

Việc sử dụng PMTDNM giúp chúng ta giảm chi phí trong việc mua các phần mềm bản quyền, tiết kiệm thời gian trong việc phát triển phần mềm, giảm thiểu các vi phạm bản quyền, các thông tin được an toàn hơn trong vấn đề bảo mật và đặcbiệt là hiệu quả sử dụng cho công việc cũng tốt hơn. Trái ngược với các phần mềm bản quyền, PMTDNM cung cấp các mã nguồn. Dựa vào đó, bất cứ các cơ quan, tổ chức nào cũng có thể tùy biến để lựa chọn những tính năng phù hợp đáp ứng các nhu cầu đặc biệt trong tổ chức của mình, điều đó tạo nên nét độc đáo và khác biệt cho họ. PMTDNM có nhiều tính năng nổi trội nên việc ứng dụng và phát triển nó đã và đang trở thành một xu thế trên thế giới, trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có lĩnh vực thông tin - thư viện.

Koha là phần mềm thư viện nguồn mở (PMTVNM) hiện đang được cộng đồng rất quan tâm, nhất là những người làm trong lĩnh vực thông tin thư viện hay người yêu thích thư viện trên toàn thế giới.

Koha là hệ quản trị thư viện tích hợp – Integrated Library System (ILS) mã nguồn mở đầu tiên trên thế giới, phát triển đầu tiên tại New Zealand bởi Katipo Communications Lts cho Thư viện Horowhenua Library Trust(HLT).

Koha ngày nay đang rất phát triển và được cập nhật theo xu thế mới nhất, các tính năng của Koha liên tục hoàn thiện thông qua các phiên bản mới nhằm mở rộng việc đáp ứng các yêu cầu của người dùng. Koha có đầy đủ các tính năng của một ILS hiện đại, có khả năng tùy biến một cách mềm dẻo,linh hoạt vì thế mà nó có thể phù hợp với bất cứ loại hình thư viện nào như thư viện công cộng, thư viện của các cơ quan tổ chức, các đơn vị quân đội, vũ trang,…và đặc biệt là thư viện các trường đại học.

Về mặt nghiệp vụ, Koha được xây dựng trên các khung chuẩn chung của thư viện thế giới và đảm bảo khả năng tương thích với các hệ thống khác một cách dễ dàng. Koha tự động hóa hoàn toàn các chức năng và quy trình nghiệp vụ trong thư viện tương ứng với các phân hệ: Bổ sung, biên mục, ấn phẩm định kỳ, opac, lưu thông, và đặc biệt là phân hệ báo cáo thống kê. Các quy trình nghiệp vụ này được kiểm soát một cách chặt chẽ, tạo nên sự tích hợp logic giữa các chức năng.Koha giúp giảm thiểu các công việc trùng lặp, tái sử dụng kết quả của các bộ phận khác có liên quan. Koha giúp cho bạn quản lý tài liệu trong thư viện, quản lý người dùng, quản lý các loại phí thanh toán, phí mượn-trả với từng loại tài liệu…một cách đơn giản mà hiệu quả. Ngoài ra, Koha còn có một số ưu điểm sau:

-          Giao diện Web nên có thể tích hợp với các Website, cổng thông tin

-          Khổ mẫu nghiệp vụ thư viện chuẩn MARC21, UNIMARC

-          Hỗ trợ đa ngôn ngữ

-          Không giới hạn người sử dụng

-          Đặt mượn và gia hạn mượn trực tuyến

-          Làm việc offline với Firefox

-          Có giao thức tải bản ghi tự động Z39.50

-          Tùy biến giao diện OPAC

-          Xuất nhập bản ghi theo định dạng chuẩn ISO 2709

-          Gửi Email cho độc giả mượn quá hạn và các thông báo đính kèm

-          Các giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng…

Hiện nay, trên thế giới đã và đang có rất nhiều các thư viện lớn sử dụng phần mềm Koha ví dụ như Trung tâm nghiên cứu Roland Mousnier, thư viện của viện nghiên cứu Unite de Logique, Universite de Paris Jussieu; thư viện trường Đại học ThUniversite Rennes 2… ở Thủ đô Pari nước Pháp. Ở Vương quốc Anh, tại thành phố London có thư viện đặc biệt Booz & Co, thư viện của trường Đại học Notre Dame, trường Đại học Boston Study Abroad, thư viện của tổ chức từ thiện The Feminist… Hay ở Trung Quốc, cóthư viện trường Đại học Thanh Hoa ở thủ đô Bắc Kinh, Thư viện công cộng Tần TâyAn ở Sơn Tây đã sử dụng Koha… Ở Thái Lan, có thư viện trường Quốc tế Shrewsbury,thư viện Đại học Thammasat, thư viện của học viện Rose Marie. Ngoài ra, Koha cũng được sử dụng rộng rãi ở các nước khác trên thế giới như: Argentina,Colombia, Venezuela, Indonesia, Malaysia, Philippines…

Có thể nói, việc ứng dụng phần mềm thư viện Koha tại Việt Nam vẫn chưa được phổ biến. Có một số thư viện trường học trên địa bàn Hà Nội đã và đang sử dụng Koha như Thư viện Đại học Tài chính-Ngân hàng , Thư viện Đại học Đại Nam và Thư viện trường quốc tế Wellsprings . Nền giáo dục nước ta đang có xu hướng phát triển mạnh mẽ, đồng nghĩa với điều đó là số trường học cũng được tăng lên nhanh chóng. Tuy nhiên, trong hệ thống thư viện ngành giáo dục nói chung và thư viện các trường Đại học nói riêng thì các cơ quan đơn vị ứng dụng Koha để phát triển thư viện còn quá ít. Phải chăng các thư viện ở Việt Nam vẫn chưa nhìn nhận đúng về giá trị thực sự và những tính năng của PMTDNM này, nhất là các thư viện Đại học?

Xét trong xu hướng phát triển của giáo dục, sinh viên đã và đang trở thành trung tâm của quá trình dạy và học. Họ được học tập trong môi trường ngày càng rộng mở, linh hoạt và chủ động tiếp nhận tri thức mới. Trên thực tế, việc đổi mới phương pháp dạy và học rất cần sự hỗ trợ của thư viện để họ có thể chủ động hơn trong việc tiếp thu kiến thức, lấy việc tự học, tự nghiên cứu làm vấn đề trọng tâm được đặt lên hàng đầu.

Phó thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân cũng đã khẳng định “Việt Nam đang hướng đến nền kinh tế tri thức. Điều này đòi hỏi mọi người dân phải có cơ hội và được hỗ trợ để học tập, nâng cao kĩ năng một cách thường xuyên. Vì vậy, học tập suốt đời có vai trò trọng tâm trong quá trình phát triển kinh tế xã hội toàn diện của Việt Nam”. Điều này càng thực sự quan trọng hơn đối với sinh viên – những lao động tri thức tương lai của đất nước. Từ đây chúng ta phải đặt ra câu hỏi các thư viện Đại học cần phải làm gì và bắt đầu từ đâu để có thể đáp ứng tốt được các yêu cầu này?

Nhìn lại nguồn ngân sách hoạt động của các thư viện Đại học, đó là một vấn đề đáng quan tâm bởi nó chính là một trong những yếu tố tác động trực tiếp đến sự phát triển của thư viện. Nguồn ngân sách ấy sẽ phải chia thành rất nhiều khoản cho từng hoạt động trong quy trình thư viện từ việc bổ sung tài liệu, xây dựng sửa chữa trụ sở và mua các trang thiết bị, cho tới việc trang bị các phần mềm quản trị. Đồng nghĩa với điều đó là nhu cầu tin của bạn đọc khó có thể thỏa mãn bởi nguồn kinh phí cho việc bổ sung tài liệu bị hạn chế. Yếu tố cần và đủ để các hoạt động được hoàn thành tốt đó là nguồn kinh phí phải được đảm bảo. Một giải pháp quan trọng mà các thư viện cần nghĩ tới lúc này là làm thế nào để có thể tối ưu hóa chi phí trong khi đó các hoạt động của thư viện vẫn được đảm bảo tốt? Vấn đề đầu tiên cần đưa ra ở đây là chi phí cho việc mua phần mềm thư viện. Việc sử dụng các phần mềm quản trị thư viện mã nguồn mở thay cho các phần mềm bản quyền để có thể tiết kiệm được chi phí sử dụng cho các hoạt động khác. Bộ giáo dục và đào tạo cũng đã rất quan tâm về việc sử dụng PMNM cho các cơ sở giáo dục. Trong phụ lục kèm theo Thông tư số 08/2010/TT-BGĐT ngày 01/03/2010 của Bộ GDĐT đã liệt kê danh sách các phần mềm tự do nguồn mở được khuyến khích sử dụng trong ngành giáo dục, trong mục 6 về các phần mềm thư viện có bao gồm phần mềm tích hợp quản trị thư viện MNM Koha.

Chúng ta thử đặt một giả thiết rằng nếu thư viện không phải trả kinh phí tốn kém cho việc mua phần mềm thì số tiền ấy có thể mua được thêm bao nhiêu tài liệu phục vụ bạn đọc? Có một thực tế vẫn tồn tại trong suy nghĩ của những người làm thư viện ở nước ta là sử dụng PMTDNM không tốt bằng phần mềm bản quyền. Tuy nhiên, với PMTDNM như Koha thì trong nó đã chứa đựng tất cả những tính năng của một ILS với những ưu điểm như đã nêu ở trên. Tất cả các chu trình hoạt động của thư viện đều được tích hợp trong Koha từ việc bổ sung, biên mục, báo cáo… hay việc quản trị hệ thống. Việc chuyển đổi cơ sở dữ liệu từ các phần mềm cũ sang Koha cũng được thực hiện một cách dễ dàng. Một tính năng khác nữa của Koha là có thể đặt mượn online, offline, đọc các bình luận, đánh giá của người đã sử dụng cuốn sách đó hay đề xuất thư viện mua tài liệu…Các giao diện của Koha rất thân thiện với người sử dụng và không quá phức tạp, điều đó không những tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện làm việc dễ dàng hơn mà còn giúp cho những người sử dụng chúng để tìm kiếm tài liệu cũng được thực hiện một cách nhanh chóng. Có hàng nghìn thư viện trên thế giới đã và đang sử dụng Koha bởi họ đã nhận thấy những ưu điểm và tính năng vượt trội của nó, vậy tại sao ở Việt Nam việc sử dụng PMNM này cho các thư viện vẫn chưa được phổ biến rộng rãi?

Có thể các thư viện đang phân vân trong việc lựa chọn sử dụng Koha vì chưa biết đến các tổ chức cá nhân có thể hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn sử dụng nó. Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay đã và đang có cộng đồng phát triển Koha khá mạnh mẽ bởi các tổ chức thư viện như: Diễn đàn Thư viện Diễn đàn Koha Mạng Thông tinThư viện Việt Nam , hay các thành viên của Cộng đồng Phần mềm mã nguồn mở Vfossa ... Cá nhân tiêu biểu trong cộng đồng Koha ở Việt Nam phải kể đến anh Lê Bá Lâm - Trưởng phòng thông tin và mạng -Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN). Thêm vào đó, cộng đồng sinh viên, nghiên cứu sinh trong và ngoài nước cũng đã tham gia phổ biến và phát triển Koha rất tích cực như anh Nguyễn Quốc Uy... Ngoài ra còn có các sinh viên, thạc sĩ hay những người đang làm nghiên cứu sinh cũng lấy Koha làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận, luận văn và luận án của mình.

Theo ý kiến đánh giá của anh Lê Bá Lâm - người đã từng sử dụng và nghiên cứu nhiều ILS cũng là người có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực thư viện thì: “Hệ quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha là một phần mềm thư viện hiện đại, đầy đủ tính năng áp dụng các chuẩn quốc tế, có nhiều tính năng nổi trội, tiện ích trong hệ thống thư viện tích hợp và luôn luôn hướng tới sự hoàn thiện; là giải pháp thư viện điện tử hoàn hảo cho tất cả các thư viện Đại học và là cơ hội lớn cho các thư viện trong hệ thống thư viện ở Việt Nam".

Qua đây, các thư viện nói chung và thư viện Đại học nói riêng cần nhìn nhận lại thực tế hiện trạng thư viện của mình để xây dựng một chiến lược phát triển thư viện phù hợp. Có thể nói,thư viện ngày nay đóng một vai trò to lớn trong quá trình đổi mới giáo dục, đổi mới văn hóa – xã hội... Trong điều kiện khó khăn về tài chính cũng như trình độ công nghệ thông tin của các thư viện ở Việt Nam thì việc sử dụng PMTDNM sẽ là giải pháp đúng đắn nhất để giải quyết các vấn đề trên. Chất lượng hoạt động của một thư viện được đánh giá dựa trên khả năng làm thỏa mãn các nhu cầu tin của người sử dụng. Chúng ta cần đưa ra các bài toán, các giả thiết để có cái nhìn tổng thể về thư viện, từ đó có các giải pháp thích hợp để phát triển thư viện của mình.

Koha mới được bắt nguồn ở New Zealand từ năm 2000, tuy nhiên nó đã được cộng đồng quốc tế đón nhận rộng rãi. Hai dự án quốc tế tiêu biểu về Koha ở Tây Ban Nha và Thổ Nhĩ Kỳ đã được thông qua. Đó là dự án của Bộ Văn hóa Tây Ban Nha về việc xây dựng Koha thành phần mềm ứng dụng cho toàn bộ các thư viện trực thuộc Bộ Văn Hóa Tây Ban Nha. Và dự án thứ hai là ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha cho hệ thống thư viện công cộng ở Thổ Nhĩ Kỳ. Dự án này được khởi xướng bởi Bộ Văn hóa - Du lịch Thổ Nhĩ Kỳ và trường Đại học phương Đông. Mục đích của dự án này là đồng nhất hệ thống thư viện công cộng của Thổ Nhĩ Kỳ sử dụng Koha và hoạt động theo thẩm quyền của Bộ Văn hóa - Du lịch. Dự án này được thực hiện bởi 1112 chi nhánh thư viện, với hơn 800 nghìn người sử dụng và tổng số biểu ghi thư mục hiện tại là khoảng 8 triệu biểu ghi.

Ở Việt Nam, tuy số thư viện sử dụng PMNM này chưa nhiều song chính những tính năng và ưu điểm vượt trội của Koha đã hứa hẹn sự có mặt của nó ở toàn bộ hệ thống thư viện Việt Nam trong một tương lai không xa.

Hãy phát triển thư viện của bạn cùng với Koha và phát triển Koha cùng cộng đồng thư viện trên thế giới…

Dương Thị Thu Thủy

Bài viết được đăng trên Tạp chí thư viện Việt Nam số 2 (46), xuất bản tháng 3 - 2014

 

 

Được phát triển bởi D&L